MÜŞTERİ YETKİLİSİ AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

Payten Teknoloji A.Ş. (“Şirket”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz. İşbu aydınlatma metni, Şirket müşterilerinin yetkililerinden elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ve aktarılmasına ilişkin olarak Kanun’un 10. maddesinde belirtilen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Şirket tarafından hazırlanmıştır. 

2. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı ve Aktarımı

Şirket, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda açıklanan amaçlar doğrultusunda ve bunlarla sınırlı olarak, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun suretle ve işleme amaçları ile sınırlı olmak kaydıyla tarafınıza ait kişisel verileri işlemektedir. İşleme; kaydetme, saklama, sınıflandırma, güncelleme ve mevzuatın izin verdiği hallerde veyahut işlendikleri amaçla sınırlı olarak üçüncü kişilere aktarma faaliyetleri ile sınırlı olmamak kaydı ile işbu faaliyetleri de kapsamaktadır.

• Sözleşme, Faturalama ve Tahsilat Süreçleri: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, imza ve müşteri işlem verileriniz; müşteriler ile yürütülen ticari faaliyetler kapsamında satış işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sözleşme ve fatura düzenlenmesi, tahsilat süreçlerinin yürütülmesi, finansal kayıtların tutulması ve ticari ilişkilerin yönetilmesi amacıyla faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi ve iş faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında işlenmektedir. Bu kapsamda söz konusu verileriniz; satış, sözleşme, faturalama ve tahsilat işlemlerinin yürütülmesi amacıyla bankalar, e-fatura ve e-arşiv hizmeti alınan tedarikçiler ile; ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır. İlaveten söz konusu verileriniz, merkezi yönetim, denetim, raporlama ve iş sürekliliği faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla grup şirketlerimize aktarılmaktadır. Kimlik ve iletişim verileriniz ayrıca kargo ve teslimat süreçlerinin yürütülmesi amacıyla bina yönetimi ve kargo hizmeti alınan tedarikçiler ile paylaşılmaktadır.

• Müşteri Kayıt ve Cari Kart Yönetimi Süreçleri: Kimlik, iletişim, finans ve mesleki deneyim verileriniz; müşteri ilişkilerinin yönetilmesi, müşteri kayıtlarının ve cari kart bilgilerinin oluşturulması ile müşteri yetkililerine ait iletişim bilgilerinin ticari faaliyetler kapsamında kaydedilmesi ve saklanması suretiyle finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ile saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Yukarıdaki amaçlarla işlenen kişisel verileriniz, finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla hizmet aldığımız bankalara aktarılmaktadır. İlaveten söz konusu verileriniz, merkezi yönetim, denetim, raporlama ve iş sürekliliği faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla grup şirketlerimize aktarılmaktadır.

• Fraud, AML ve Risk Yönetimi Süreçleri: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, müşteri işlem, işlem güvenliği, hukuki işlem, risk yönetimi, finans, görsel ve işitsel kayıtlar ile imza verileriniz; iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, üye işyerlerinin sisteme tanımlanmasından önce gerekli fraud kontrollerinin, kara para aklamanın önlenmesine yönelik kontrol süreçlerinin (AML) ve risk değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi kapsamında işlenmektedir.

• Etkinlik Süreçleri: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, imza ile görsel ve işitsel kayıtlara ilişkin verileriniz; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin gerçekleştirilmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, reklam, kampanya ve promosyon faaliyetlerinin yürütülmesi ile ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Bu kapsamda etkinlik davetlerinin iletilmesi, katılım kayıtlarının oluşturulması, LCV süreçlerinin yürütülmesi, etkinlik organizasyonlarının gerçekleştirilmesi, sosyal medya iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve katılımcı listelerinin yönetilmesi amacıyla kişisel verileriniz; organizasyon ve etkinlik hizmeti aldığımız tedarikçilerimiz, sosyal medya ve dijital iletişim ajansı hizmeti aldığımız tedarikçilerimiz, seyahat acenteleri, uçak firmaları, oteller ve seyahat sağlık sigortası hizmeti aldığımız sigorta firmaları ile paylaşılmaktadır. Görsel ve işitsel kayıtlarınız, açık rızanızın bulunması halinde sosyal medya platformlarında yayımlanabilmektedir. İmza verileriniz ise aydınlatma ve gerekli hallerde açık rıza süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte olup üçüncü kişilerle paylaşılmamaktadır.

• Pazarlama ve Ticari Elektronik İleti Süreçleri: Kimlik, iletişim ve mesleki deneyim verileriniz; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi ile ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin onayların alınması ve yönetilmesi, ret taleplerinin takip edilmesi, bülten gönderimlerinin gerçekleştirilmesi, pazarlama iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri süreçlerinin yönetilmesi, hediye gönderimlerinin gerçekleştirilmesi, dijital reklam platformları üzerinden pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında işlenmektedir. Söz konusu verileriniz, ticari elektronik ileti yönetimi ve pazarlama otomasyonu hizmeti alınan tedarikçilerimiz, CRM hizmeti alınan tedarikçimiz, dijital pazarlama ve danışmanlık hizmeti alınan tedarikçilerimiz ve hediye gönderim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kargo hizmeti alınan tedarikçilerimiz ile paylaşılmaktadır.

• Bağış ve Sertifika Süreçleri: Kimlik, iletişim ve mesleki deneyim verileriniz; sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi amacıyla bağış süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve sertifika süreçlerinin yürütülmesi kapsamında işlenmektedir. Söz konusu verileriniz, bağış ve sosyal sorumluluk faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla dernekler, vakıflar ve ilgili organizasyonlar ile paylaşılmaktadır.

• Hukuk Süreçleri: Kimlik, iletişim, hukuki işlem, mesleki deneyim, müşteri işlem ve imza, verileriniz; hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi kapsamında dava, icra, arabuluculuk ve benzeri hukuki süreçlerin yürütülmesi ile olası uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Bu amaçlarla işlenen kişisel verileriniz, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuk süreçlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla arabuluculara, hukuk danışmanlarına, noterlere ve avukatlara aktarılmaktadır.

• Denetim Süreçleri: Kişisel verileriniz; denetim faaliyetlerinin yürütülmesi ve risk yönetimi faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Bu kapsamda söz konusu verileriniz, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla bağımsız denetçiler ile paylaşılmaktadır.

• Bilgi Güvenliği, Alt Yapı, Kriz ve Risk Yönetimi Süreçleri: Kişisel verileriniz, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve aynı amaçlarla bilgi güvenliği hizmeti aldığımız tedarikçilerimize aktarılmaktadır.

• İletişim, Yedekleme ve Arşiv Süreçleri: Kişisel verileriniz; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması ile saklama, yedekleme ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak işlenmekte, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmakta, amaç ile bağlantılı olarak belirlenecek olan saklama sürelerinin bitimini takiben ise mevzuatta öngörülen usullere uygun olarak Şirket Saklama ve İmha Politika’sında belirlenen yöntemlere imha edilmektedir. Söz konusu faaliyetler kapsamında şirketimizce kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak Kanun başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; tarafınız ile yürütülen ticari ilişki kapsamında sözleşme ve ticari süreçlerin yürütülmesi ile başta Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi de dahil olmak üzere yukarıda belirtilen amaçlarla, Kanun’a ve ilgili mevzuata uygun olarak elektronik posta, müşteri yönetim platformları, fiziksel ortamlar (elden teslim), KEP, yazılı iletişim kanalları, kargo/posta, resmi evrak, düzenlenen eğitim, organizasyon ve benzeri etkinlikler, etkinlik organizasyon firmaları, diğer birimler ve şirket uygulamaları aracılığıyla tamamen otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

Bu çerçevede, işlenen kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen ilkelere uygun olarak açık rızanızın varlığı veya; Kanun m. 5/2 (a)’da düzenlenen işlemenin “kanunlarda açıkça öngörülmesi”; Kanun m. 5/2 (c)’de düzenlenen “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması"; m. 5/2 (ç)’de düzenlenen işlemenin “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”; m. 5/2 (e)’de düzenlenen işlemenin “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”; m. 5/2 (f)’de düzenlenen “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” işlenme şartları kapsamında işlenmektedir. Kişisel verilerinizin aktarılması hallerinde, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde düzenlenen hukuki sebeplere dayanılmaktadır.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamında, Şirketimize başvurarak kişisel verilerinizin; (i) işlenip işlenmediğini öğrenme; (ii) işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, (iii) yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme, eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; (iv) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme; (v) kişisel verilerinizin Kanun’un 7. maddesi kapsamında silinmesi ve yok edilmesi ve eksik / yanlış işlenmiş kişisel verilerinin düzeltilmesi taleplerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; (vi) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, (vii) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahip olduğunuzu bildiririz.

5. Talepleriniz

İşbu madde kapsamında tarafınızca Şirketimize yapılacak başvuruların ivedilikle, etkin ve kapsamlı bir şekilde değerlendirilebilmesi ve çözümlenebilmesi adına https://www.payten.com/tr/veri-sahibi-basvuru-formu  linkinde bulunan İlgili Kişi Başvuru Formu’nu formda yer alan adresimize e-posta, ıslak imzalı olarak ve iadeli taahhütlü posta yoluyla veya KEP adresimize veya İlgili Kişi Başvuru Formu’nda yer alan diğer yöntemlerden birisini kullanarak tarafımıza iletebilirsiniz.